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10 consejos para administrar Google Apps

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Como administrador de tu cuenta de Google Apps, podrás disfrutar de una nueva forma de administrar los servicios de tus usuarios de Google Apps desde la nube, de forma segura y cómoda. Esto puede ser tan fácil como añadir usuarios a tu cuenta, activar su correo electrónico y dejarles que comiencen a utilizar los servicios. No obstante, te recomendamos que saques provecho de los controles adicionales de la seguridad y los datos de tus usuarios que proporciona Google Apps. A continuación te damos algunos consejos para administrar Google Apps para tu empresa.

10 consejos para administrar Google Apps

1. Añade usuarios y administra servicios en la consola Google Admin
Para que los miembros de tu empresa puedan empezar a utilizar Google Apps, debes añadirlos a tu cuenta. Puedes hacerlo desde cualquier ordenador o incluso con tu dispositivo móvil a través de la consola Google Admin. En cualquier navegador web, ve a admin.google.com e inicia sesión con tu nombre de administrador y contraseña. Utiliza la consola de administración para administrar contraseñas, servicios de usuarios y el resto de aspectos de tu cuenta.

2. Añade capas de privacidad y de seguridad
Google Apps incluye un amplio número de funciones de seguridad claves diseñadas para mantener seguros los datos que guardes en nuestros sistemas. Es aconsejable que sigas estas prácticas recomendadas de seguridad para añadir capas de seguridad. ¿Y por qué te preguntarás? Digamos por ejemplo, la verificación en dos pasos,  permite mejorar la seguridad de las contraseñas y las medidas contra la falsificación para combatir el uso inadecuado del correo electrónico o email.

3. Controla el acceso de los usuarios a las funciones y los servicios
Al principio, la mayoría de los servicios aparecen activados para todos tus usuarios, pero puedes utilizar la consola de administración para desactivar servicios que no quieres que se utilicen, o bien para adaptar el funcionamiento de los servicios. Establece la misma configuración para todos o aplica políticas a distintos usuarios. Por ejemplo, podrías activar Hangouts únicamente para tu equipo de asistencia, o bien permitir que solo el departamento de marketing comparta sitios de Google Sites públicos.

4. Cambia tu correo electrónico empresarial a Gmail
Los usuarios que añadas a tu cuenta de Google Apps obtienen una dirección de correo electrónico en el dominio que facilitaste cuando creas tu cuenta. Pueden utilizar esta dirección con tu servicio Gmail de Google Apps. No obstante, si utilizan actualmente esta dirección con tu programa de correo antiguo, decidirás cuándo realizar el cambio. Nota: El correo no empezará a llegar a sus cuentas de Gmail (y dejará de llegar a su programa anterior) hasta que no cambies los registros MX de tu dominio para que apunten a los servidores de Google.

 5. Utiliza los recursos de formación y de implementación de Google
Para ayudarte a garantizar una implementación de Google Apps sin problemas para tus usuarios, te compartimos un conjunto de recursos, accede desde aquí al Centro de aprendizaje de Google Apps. Sino quieres invertir tiempo podrás contar siempre con nosotros para que puedan consultar y hacer este proceso más simple. En el centro de aprendizaje de Google podrás encontrar guías de inicio rápido, vídeos y consejos para usuarios empresariales.

6. Otorga privilegios de administrador para tu plantilla de TI
Independientemente del tamaño que tenga tu empresa, te recomendamos que repartas la responsabilidad de administrar tus usuarios y los servicios entre un determinado conjunto de usuarios de confianza. Para poder hacer esto, otorga privilegios de administrador a esos usuarios. Cuando un administrador inicia sesión en su cuenta de Google Apps, accederá a la Consola de administración igual que tú. Por el contrario, los usuarios que no sean administradores, no verán la Consola de administración cuando inicien sesión, sino que accederán directamente a su lista de servicios administrados.

7. Administra el lanzamiento de nuevas funciones para tus usuarios
Google Apps es 100% web, ¿Lo sabías?. Por lo que tú y tus usuarios recibiréis nuevas funciones y actualizaciones de forma automática sin tener que instalar o actualizar software. No obstante, puedes realizar fácilmente un seguimiento de los próximos lanzamientos a través del calendario de lanzamientos de Google Apps o en su blog.

8. Administra de forma remota tus móviles
Utiliza la consola de administración para administrar los dispositivos móviles de los usuarios. Entre otras muchas utilidades, podrás aplicar políticas de seguridad a todos tus dispositivos móviles de la empresa y eliminar de forma remota los datos de los dispositivos perdidos o robados.

9. Realiza un seguimiento del uso y de las tendencias
Controla cómo se utilizan los servicios individuales en tu empresa ello, consulta informes y gráficos de uso en tu Consola de administración. Analiza el uso de la colaboración de tu equipo, identifica patrones de seguridad no deseados y realiza un seguimiento de otras tendencias.

10. Añade dominios de forma gratuita
Si tu empresa adquiere un nuevo nombre de dominio o desarrolla su actividad en varios dominios, puedes añadir todos tus dominios a tu cuenta sin ningún coste adicional. De esta forma, los usuarios pueden tener identidades en uno o varios de tus dominios, al tiempo que comparten servicios como parte de una única entidad.

 

Esperamos que estos consejos para administrar Google Apps sean útiles para tu empresa.

Fuente: https://support.google.com/a/answer/3035792?hl=es

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